Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản lý, điều hành và xử lý công việc, Ngày 15/05/2026 Trường Đại học Ngoại thương (FTU) đã phối hợp với Công ty CP Công nghệ Zamora tổ chức chương trình “Tập huấn hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử Zamora và triển khai chữ ký số công vụ” dành cho đội ngũ viên chức và người lao động của Nhà trường. FTU là trường đại học công lập hàng đầu trong lĩnh vực kinh tế, kinh doanh và quản lý tại Việt Nam, với định hướng phát triển mạnh mẽ về chuyển đổi số và quản trị hiện đại.
PGS, TS Phạm Thu Hương, Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại thương phát biểu khai mạc
Buổi tập huấn được tổ chức với mục tiêu giúp cán bộ, viên chức và người lao động nhanh chóng làm quen, cài đặt và sử dụng thành thạo hệ thống Văn phòng điện tử Zamora trong quá trình xử lý công việc hằng ngày. Đồng thời, chương trình cũng hướng dẫn triển khai, cài đặt và sử dụng chữ ký số công vụ, góp phần hiện đại hóa quy trình ký duyệt văn bản, giảm thiểu hồ sơ giấy, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả điều hành trong toàn trường.
Trong chương trình, đội ngũ chuyên gia của Zamora đã trực tiếp hướng dẫn người tham dự cài đặt phần mềm trên máy tính, cấu hình tài khoản, đăng nhập hệ thống và thực hành các nghiệp vụ xử lý văn bản trên môi trường số. Các tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng cũng được giải đáp ngay tại buổi tập huấn, giúp cán bộ dễ dàng tiếp cận và ứng dụng vào thực tế. Đối với phân hệ Quản lý văn bản đến, học viên được hướng dẫn quy trình tiếp nhận, số hóa, phân loại, phân công xử lý, theo dõi tiến độ và tra cứu hồ sơ. Hệ thống cho phép kiểm soát toàn bộ vòng đời của văn bản từ khi tiếp nhận đến khi hoàn thành xử lý, giúp lãnh đạo dễ dàng giám sát tiến độ và nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý.
Hình ảnh từ lớp tập huấn, phòng D201 nhà D, FTU Trụ sở Hà Nội
Ở phân hệ Quản lý văn bản đi, người sử dụng được hướng dẫn lập dự thảo, lấy ý kiến, trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản điện tử theo đúng quy trình nghiệp vụ. Việc tích hợp chữ ký số công vụ giúp quá trình ký duyệt được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, bảo đảm tính pháp lý, an toàn và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.
Đối với phân hệ Văn bản trình ký, hệ thống hỗ trợ xây dựng quy trình ký duyệt linh hoạt theo từng loại hồ sơ, cho phép ký nối tiếp hoặc ký song song, theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực và gửi thông báo tự động đến các cá nhân liên quan. Nhờ đó, việc phê duyệt văn bản được thực hiện nhanh chóng, hạn chế tình trạng chậm trễ trong luân chuyển hồ sơ.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp Module Quản lý lịch họp, hỗ trợ đăng ký lịch họp, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo và các đơn vị, gửi giấy mời điện tử, thông báo tự động đến người tham dự, quản lý phòng họp và theo dõi lịch công tác tập trung. Việc số hóa lịch họp giúp tránh trùng lịch, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các đơn vị trong toàn trường.
Module Điều xe giúp đơn vị thực hiện đăng ký nhu cầu sử dụng xe công trực tuyến, phê duyệt điều xe, phân công lái xe, quản lý lịch sử sử dụng phương tiện và theo dõi tình trạng khai thác xe. Toàn bộ quy trình được thực hiện trên hệ thống, góp phần tối ưu việc sử dụng phương tiện và nâng cao hiệu quả quản lý.
Đối với Module Quản lý công việc, hệ thống hỗ trợ giao việc, tiếp nhận công việc, theo dõi tiến độ thực hiện, quản lý thời hạn xử lý, nhắc việc tự động và đánh giá kết quả hoàn thành của từng cá nhân, đơn vị. Lãnh đạo có thể theo dõi tổng thể tình hình thực hiện nhiệm vụ thông qua các biểu đồ và báo cáo trực quan, từ đó nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành.
Module Truyền thông nội bộ được xây dựng như một kênh thông tin tập trung của Nhà trường, cho phép đăng tải thông báo, tin tức, sự kiện, danh bạ điện tử, vinh danh cá nhân/phòng ban/đơn vị, sinh nhật, khỏa sát lấy ý kiến. Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo theo từng nhóm người dùng, đồng thời tích hợp cơ chế thông báo tức thời trên cả nền tảng Web và Mobile App, giúp mọi thông tin quan trọng được truyền tải nhanh chóng và chính xác.
Một trong những điểm nổi bật của phần mềm Văn phòng điện tử Zamora là khả năng thiết lập quy trình luân chuyển và xử lý văn bản điện tử theo mô hình số hóa toàn diện. Mọi văn bản đều được phân công, chuyển xử lý, xin ý kiến, phê duyệt và lưu trữ trên cùng một nền tảng, giúp tăng cường khả năng phối hợp giữa các đơn vị, đồng thời hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tiến độ xử lý công việc một cách trực quan.
Đặc biệt, Zamora đã tích hợp các công nghệ tiên tiến như OCR (Optical Character Recognition) và Trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Công nghệ OCR tự động nhận dạng nội dung từ các văn bản giấy hoặc tệp PDF được quét, chuyển đổi thành dữ liệu số có thể tìm kiếm và khai thác. Kết hợp với AI, hệ thống hỗ trợ tìm kiếm thông minh theo nội dung, từ khóa, số ký hiệu, cơ quan ban hành, người ký, thời gian hoặc ngữ nghĩa của văn bản, giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng ngay cả đối với những hồ sơ có số lượng lớn.
Ngoài ra, phần mềm Văn phòng điện tử Zamora được phát triển đồng bộ trên hai nền tảng gồm phiên bản Web và Mobile App (iOS, Android), mang đến trải nghiệm làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. Người dùng có thể tiếp nhận và xử lý văn bản, phê duyệt hồ sơ bằng chữ ký số, theo dõi lịch họp, quản lý công việc, nhận thông báo nội bộ và tra cứu tài liệu ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực giữa các nền tảng, bảo đảm tính liên tục, an toàn và thuận tiện trong quá trình làm việc, đáp ứng yêu cầu xây dựng môi trường làm việc số hiện đại của Trường Đại học Ngoại thương (https://ftu.edu.vn/).
Zamora Media
